יום חמישי, 23 בפברואר 2017

כיצד לארגן אירוע מושלם?

עולם האירועים הוא עולם כל-כך רחב שכולל בתוכו כל-כך הרבה תחומים. ארגון אירוע מושלם היא משימה מורכבת שיש לתכנן בקפידה רבה תוך התחשבות בגורמים רבים. כדי להצליח במשימה המאתגרת של ארגון אירוע מוצלח יש לבצע תכנון מקדים ולהתייחס לכל מה שרלוונטי וחשוב. הדבר הראשון שכדאי לעשות הוא לבחון את רשימת המוזמנים, את הכמות ואת אופי האורחים. לאחר המיפוי הזה נוכל לדעת טוב יותר לאלו דברים אנו זקוקים כדי שהאירוע יצליח. הדבר השני שעלינו לקחת בחשבון הוא אופי האירוע: האם מדובר בחתונה, ביום הולדת, בהשקה, כנס, תערוכה או כל אירוע אחר. עלינו לבדוק האם האירוע כולל הגשת מזון ומשקאות, האם הוא כולל ישיבה סביב שולחנות וכסאות, באיזה שעות האירוע מתקיים ועוד... באופן כללי עלינו לאסוף כמה שיותר מידע אודות האירוע וכך נוכל להתארגן אליו בצורה הטובה ביותר ולדאוג שיהיה באמת אירוע מושלם.

ארגון אירוע בשטח

אירוע המתקיים בשטח יכול להיות אירוע מיוחד, מקורי ומוצלח – כל עוד עושים את זה בצורה חכמה. ארגון של אירוע בשטח הוא קשה וסבוך יותר מאירוע המתקיים באולם סגור, אך למרות הקושי לא כדאי לוותר כל-כך מהר. אירוע בשטח יכול להיות מוצלח ומושלם, הוא יכול להיות מקורי ומיוחד, והוא יכול להיות אירוע של פעם בחיים. ניתן לבחור בחברות הפקה שאירועי שטח הם המומחיות שלהן וניתן לארגן את האירוע באופן עצמאי. חשוב לתכנן את האירוע בהתאם למזג האוויר הצפוי ובמידת הצורך להשכיר אוהל מיוחד לטובת האירוע. ניתן למצוא כיום אוהלים לאירועים ברמה גבוהה במיוחד, כאלה שהופכים אירועי שטח ליוקרתיים ולמפנקים. האוהלים יתאימו גם לאירועי שטח המתקיימים בקיץ ויגנו על האורחים מפני השמש והחום , אך גם לאירועים המתקיימים בחורף וייתנו מחסה מפני הגשם.

אוהלים לאירועים


חברת קייטרינג מוצלחת


חלק חשוב ומרכזי בארגון אירוע הוא האוכל. זהו חלק כל-כך מרכזי עד שפעמים רבות הוא מהווה את המדד להצלחת האירוע. חשוב לבחור בחברת קייטרינג אמינה ומוכרת שמסוגלת לספק עבורכם את האוכל המתאים ביותר. על חברת הקייטרינג שתבחרו להצליח לתת שירות מהיר ויעיל ולספק מזון איכותי ולטעמכם. עליכם לוודא האם הקייטרינג מביא איתו את הכלים או שתצטרכו להשכיר אותם בנפרד, האם זה כולל בר או שדרוש בר בנפרד. ארגון אירוע מושלם צריך להיות כזה שבו כל הקצוות סגורים והוא זורם על מי מנוחות.


סגירת כל הקצוות


בסופו של דבר, הדבר העיקרי שיהיה מדד להצלחת האירוע הוא האופן בו הוא יתנהל. האם יהיו תקלות ובעיות בלתי צפויות או האם הוא "יתקתק" ויזרום בצורה מושלמת. כדי להגיע לאופציה השנייה עליכם להיערך ולהתארגן בצורה הטובה ביותר לאירוע ולסגור את כל הקצוות מראש. בתור מארגני האירוע אתם למעשה אלו שסוגרים את כל הקצוות ומוודאים שהכל מתנהל כשורה. עליכם לוודא שכל אחד מבעלי התפקידים יודע בדיוק מה מצופה ממנו. כשכל אחד מבעלי התפקידים ונותני השירות מתגייסים למשימה ויודעים בדיוק מה מצופה מהם גדלים הסיכויים שהאירוע שלכם יהיה באמת מושלם.